En ninguna de las las empresas que he visto, usan el Business Workplace y yo particularmente no lo uso (la verdad es que no le encuentro mucha practicidad revisar tu email y a parte el Business Workplace, o será que me falta algo
)
Una opción que planteo si es que de todas maneras quieres habilitar el envío por email, es tener varias clases de aviso dependiendo si es una solicitud de mantenimiento (M1), una avería (M2) u otras situaciones que valga la pena separar. Por desarrollo podrías hacer que le lleguen avisos a "alguien" cuando se trate de avisos de avería en determinados equipos que consideren criticos y que impacten o paren el proceso. Como el asunto sería estándar (p.e. "Aviso de avería en xxxxx") el destinatario podría tener configuradas reglas en su cliente de correo (p.e. Outlook) para que todos vayan a una carpeta especial.
Particularmente no lo veo de mucha ayuda porque siempre es mejor una llamada y cualquier evidencia o información detallada ya sería por email. Evalúa si es realmente necesario.
Saludos.